시말서 쓰는 요령과 경위서와의 차이점 - 양식 무료 다운로드

오피스 드라마를 보다 보면 간혹 '시말서' 라는 단어를 들을 수 있습니다. 보통 부정적인 단어로 많이 사용되죠. 그래서 시말서를 작성해야 하는 상황이 오면 참으로 난감합니다. 정확하게 '시말서' 라는게 무엇인지, 어떻게 작성해야 하는지, 작성하면 어떤 불이익이 있는 건지 모르는 것 투성이니까요. 잘못해서 작성하는 문서이기 때문에 선배들한테 편하게 물어보기도 참 애매합니다. 그것도 모르냐고 또 핀잔을 받을 것 같죠.

그런 분들을 위해 이번 포스팅에서는 시말서에 대한 거의 대부분의 내용들을 정리해서 말씀드리려 합니다. 처음부터 끝까지 정독!

 

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시말서 쓰는 요령과 경위서와의 차이점 - 양식 무료 다운로드

 

1. 시말서의 정의

실무노동용어사전에선 다음과 같이 '시말서'를 정의하고 있습니다.

시말서란 사고나 비위행위에 연루된 근로자가 사실의 확인, 일의 경위·전말을 자세히 적어서 제출하는 경위서를 의미하는 경우와 사고를 일으킨 자가 그 보고와 재발 방지를 위하여 그간의 사정을 적어서 제출하는 반성문을 의미하는 경우가 있다.
취업규칙에서 사용자가 사고나 비위행위 등을 저지른 근로자에게 시말서를 제출하도록 명령할 수 있다고 규정하는 경우, 시말서 제출 명령이 단순히 사건의 경위 등을 기재하여 보고하도록 하는 취지라면 근로관계와 관련한 사고 등이 발생한 경우 근로자에게 근로계약에 부수하는 신의칙상 의무로서 사용자의 조사에 협조하여야 할 의무가 있으므로 시말서 제출 명령은 정당한 업무 명령이라 할 것이고 따라서 이에 불응하여 시말서를 제출하지 않은 것은 징계사유에 해당한다.
그러나 시말서가 단순히 사건의 경위를 보고하는 데 그치지 않고 더 나아가 근로관계에서 발생한 사고 등에 관하여 자신의 잘못을 반성하고 사죄한다는 내용이 포함된 사죄문 또는 반성문을 의미하는 것이라면, 이는 헌법이 보장하는 내심의 윤리적 판단에 대한 강제로서 양심의 자유를 침해하는 것이므로, 그러한 취업규칙 규정은 헌법에 위반되어 근로기준법 제96조 제1항에 따라 효력이 없고, 그에 근거한 사용자의 시말서 제출명령은 업무상 정당한 명령으로 볼 수 없다.
시말서에 대해서는 법률상 아무런 규정이 없으므로 회사의 취업규칙에서 다양하게 취급하고 있다

쉽게 말해 '시말서'란 어떤 사건에 대해 연루되거나 사건을 일으킨 근로자가 사건의 경위와 전말을 자세히 적어서 제출하는 문서입니다.

여기서 포인트는 단순히 사건의 경위와 전말을 적기만 하느냐 아니면 나에게 명확히 잘못이 있을 경우 그것에 대해 언급을 하고 반성하는 내용을 포함할 것인가 아닌가 인데, 결론부터 이야기하면 반성을 회사에서 강요하는 건 불법이지만 당사자가 자발적으로 본인의 잘못을 인정하고 반성하면서 재발 방지 의사를 표하는 건 전혀 문제가 되지 않습니다.

 

결국 '시말서=반성문' 의 공식이 아니라 '시말서⊃반성문' 처럼 시말서 내용 중에 반성문이 포함될 수도 있는 것입니다.

 

거의 대부분의 경우에서 '시말서' 를 작성하게 된다면 관련된 근로자가 잘못을 하는 경우가 많기 때문에 시말서를 작성할 때 반성문처럼 작성하는 경우가 많은데, 작성을 지시하는 사람도, 작성하는 사람도 명확하게 알아야 할 것은 시말서는 반성문이 아니며 시말서로 반성문을 강요할 수도 없다는 것입니다. 

물론 작성을 하면서 명백하게 내가 잘못했고 반성을 한다면 해당 내용들이 충분히 반영되어야겠지만, 만약 내 잘못이 아니라고 생각된다면 반성의 내용이 포함되지 않아도 무방하며 사건의 정확한 경위와 전말만 작성해도 잘못된 것이 아닙니다.

 

 

 

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2. 시말서와 경위서의 차이

위 정의에서도 언급한 것처럼 시말서와 경위서는 결론적으로 동일한 서류입니다.

다만 사전적 정의가 아닌 실제 회사생활에서는 조금 다르게 사용하는 경우가 많습니다.

 

- 경위서: 지각이나 가벼운 과실이 발생하였을 때 사실 파악을 위한 문서

- 시말서: 중과실에 대한 잘못에 대한 반성문

 

위와 같은 의미로 경위서를 작성하고 그 내용에 따라 반성의 내용을 덧붙인 시말서를 추가로 작성하는 경우가 간혹 있는데, 말씀드린 것처럼 시말서가 곧 반성문을 의미하는 건 잘못된 것이기에 점차 고쳐나가야 하는 문화가 아닐까 합니다.

 

 

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3. 시말서 쓰는 요령

당연한 말이지만 시말서를 작성하는 사건과 목적에 맞게 작성해야 합니다.

오늘 아침 지각한 건에 대해 시말서를 작성하라고 했는데, 며칠 전 무단조퇴한 내용으로 작성하는 건 말이 안 되죠. 그리고 지각을 왜 했는지에 대한 내용이 하나도 없이, 무조건 반성합니다라고 쓰는 것도 잘못된 내용입니다. 

 

시말서는 육하원칙에 의거하여 사실을 명확하게 작성하는 것이 기본입니다.

말씀드렸듯 사건의 전말을 거짓 없이 작성해야 하는 문서이기에 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜의 각 항목에 빠짐없이 꼼꼼하게 적어야 하며, 발생시간, 경위(과정), 내용, 원인과 결과 등을 적절하게 혼합하여 작성하면 더 좋습니다.

물론 사건의 원인이 명확하게 작성자 본인에게 있고 반성도 하고 있다면 반성에 대한 내용과 재발방치책이 있으면 더할 나위 없겠죠.

 

시말서는 변명하는 문서가 아닙니다.

간혹 시말서에 자기 변명의 내용을 적는 분들이 계시는데, 그건 정말 조심해야 하는 케이스입니다. 물론 그만큼 억울한 상황이 있을 수 있으나, 그건 나중에 따로 논의해야 하며 사실 그대로가 아닌 남탓하기에 급급한 시말서는 오히려 독이 될 수 있고 문제를 더 키울 수도 있다는 사실을 기억하셔야 합니다.

 

 

 

 

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4. 시말서 작성 시 불이익

시말서 관련된 명확한 법령은 없으나, 취업규칙이나 사내 내규에 근거하여 불이익을 당할 수 도 있습니다. 예를 들어 시말서 몇 회 이상 누적 시 권고사직, 감봉 등과 같은 징계를 받을 수 있는 거죠. 

 

시말서는 그 내용과 경우에 따라 이러한 징계의 사유로 인정될 수도 있기에 최대한 시말서를 쓰지 않도록 조심하는 것이 좋습니다. 심지어 시말서를 작성하라고 하는 건 업무 명령에 속하므로 거부할 수도 없죠.

물론 서두에 말씀드린 것처럼 시말서과 곧 반성문은 아니기 때문에 있는 사실 그대로를 작성하면 뭐가 문제야? 라고 하실 수 있지만, 통상적으로 시말서는 잘못을 한 당사자에게 작성을 시키는 경우가 많다는 점 기억하세요.

 

 

 

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5. 시말서 양식

시말서는 다른 문서들과는 다르게 특별히 법적으로 정해진 양식이 있는 건 아닙니다. 작성하는 근로자의 정보, 사건의 경위 등만 기재되면 어떤 양식이건 무관합니다. 그러나 막막하신 분들이 많이 계실 듯하여 임의 양식을 다운로드하실 수 있도록 남겨놓습니다. 참고만 해주세요.

시말서양식01.docx

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물론 시말서를 작성하지 않는 것이 가장 좋지만, 혹여나 작성해야 하는 상황이 왔더라도 당황하지 마시고, 위 내용을 참고하셔서 잘 작성하시기 바랍니다.

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외국계 IT기업 출신의 팀장. 
현재 국내 중소기업에서 신사업개발과

인사업무를 담당하고 있습니다.

 

최근에는 디지털노마드를 꿈꾸며

블로그를 운영하고 있습니다.

 

제 블로그에는 

1. 직장과 사회새내기들을 위한 업무 꿀팁과 

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