근로계약서는 회사와 근로자 간의 권리와 의무가 공식적으로 확인되는 매우 중요한 문서입니다. 임금, 근로시간, 업무 범위 등 핵심 근로조건을 비롯해 계약 기간과 해지 조항까지 다양한 내용을 담고 있기 때문에, 이를 제대로 작성하지 않으면 추후 분쟁으로 이어지기 쉽습니다. 특히 근로기준법과 최저임금법 등 관계 법률을 준수하지 않은 상태로 근로계약서를 작성하면 회사와 근로자 모두 큰 피해를 볼 수 있습니다.
따라서 회사는 근로계약서를 체결할 때 법적으로 반드시 포함해야 하는 요소들을 꼼꼼히 기재해야 하며, 근로자 또한 자신의 권리를 보호하기 위해 계약서 내용을 정확히 이해해야 합니다. 이번 포스팅에서는 근로계약서 작성 시 주의해야 할 사항, 필수 기재 항목, 자주 묻는 질문 등을 차근차근 살펴보겠습니다.
1. 근로계약서란?
근로계약서는 회사(사업주)와 근로자 간에 맺는 공식적인 계약서를 말합니다. 근무 형태나 임금 체계가 다양해지는 현대의 고용 환경에서 근로계약서는 서로의 의무와 권리를 객관적으로 명시해 주는 역할을 합니다. 또한 근로기준법에서 정한 기준에 맞춰 임금과 근로시간 등을 정확히 명시해야 하며, 추후 분쟁이 생겼을 때 가장 먼저 확인되는 문서 중 하나이기도 합니다.
2. 근로계약서 작성 시 꼭 포함되어야 할 항목과 계약서 양식
근로계약서가 ‘형식상’으로만 존재해서는 안 됩니다. 실제로 회사와 근로자가 지켜야 할 사항들을 구체적으로 담고 있어야 하며, 특히 다음과 같은 항목이 반드시 포함되어야 합니다.
(1) 근로자 및 사업주 정보
- 근로자 이름, 주소, 주민등록번호(또는 외국인등록번호), 연락처
- 회사명, 대표자 이름, 사업장 주소, 사업자등록번호, 연락처
(2) 근로조건
- 업무 내용: 근로자가 맡게 될 구체적인 업무 범위
- 근로시간: 1주 근로시간, 시작·끝나는 시각, 휴게시간, 야간근로 및 연장근로 가능 여부
- 임금: 기본급, 수당(연장·야간·휴일근로 등), 상여금, 지급 방법(계좌이체, 현금 등), 지급일
- 휴일 및 휴가: 주휴일, 연차휴가, 병가, 출산휴가 등 구체적 규정
(3) 계약 기간
- 무기계약(정규직)인지, 기간제 근로계약인지 명확히 기재
- 계약 기간이 정해져 있다면 시작일과 종료일, 재계약 조건
(4) 해고 및 계약 해지 조항
- 해고 사유, 해고 예고, 계약 중途 해지 조건 등
(5) 기타 사항
- 회사 내규나 취업규칙과의 관계
- 비밀유지 의무, 경쟁금지 조항(필요시)
- 복리후생(식대, 통신비, 교통비 지원 등)
[업무 TIP/인사 HR 양식] - 근로계약서 양식 2025년 근로기준법 개정으로 바뀌는 점 2가지
근로계약서 양식 2025년 근로기준법 개정으로 바뀌는 점 2가지
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3. 근로계약서 작성 시 주의해야 할 사항
(1) 구두합의만 믿지 말기
면접이나 초기 협의 과정에서 구두로만 합의한 임금이나 복지 사항이 실제 근로계약서에 반영되지 않는 경우가 많습니다. 구두합의는 나중에 증빙하기가 매우 어렵기 때문에, 중요한 사항이 있다면 반드시 서면으로 기재하는 습관을 들이세요.
(2) 모호한 표현 지양
“추후 회사 상황에 따라 변경될 수 있음”과 같이 애매모호한 문구는 나중에 분쟁을 일으키기 쉽습니다. 임금 산정 기준이나 근로시간, 휴가 사용 방식 등은 되도록 수치화하거나 명확한 조항으로 작성하는 것이 안전합니다.
(3) 법정근로조건 위배 여부 확인
근로시간, 휴게시간, 최저임금 등은 근로기준법에서 명확히 규정하고 있습니다. 주 40시간 이상 근무 시 연장근로 수당을 반드시 지급해야 하고, 4시간 근무마다 30분, 8시간 근무마다 1시간 이상의 휴게시간을 제공해야 합니다. 이를 어기면 법적 문제가 발생할 수 있으므로 근로계약서 작성 단계부터 철저히 확인해야 합니다.
(4) 근로계약서 및 임금명세서 교부 의무
근로기준법에 따라 회사는 근로계약서와 임금명세서를 반드시 교부해야 합니다. 전자문서로 발급하는 것도 가능하지만, 근로자가 언제든 접근·확인할 수 있어야 하며 저장·출력이 가능한 형태여야 합니다.
(5) 근로계약서 보관
고용노동부 지침에 따르면, 근로계약서는 3년 이상 보관이 권장됩니다. 추후 분쟁 발생 시 원본을 통해 사실관계를 파악하기 쉽고, 법적 분쟁에서 핵심 증거로 활용됩니다.
4. 실무 팁 및 분쟁 예방법
(1) 전문가 상담
근로조건이 복잡하거나 특정 업종 특성상 예외적인 조항이 필요한 경우, 노무사나 법률 전문가의 자문을 구하는 것이 좋습니다. 특히 스타트업이나 중소기업처럼 아직 체계가 잡히지 않은 사업장에서는, 근로계약서 작성부터 회사 내규 제정까지 확실하게 다져두면 나중에 발생할 수 있는 분쟁을 크게 줄일 수 있습니다.
(2) 회사 내규와의 연계
근로계약서에 “기타 상세한 근로조건에 대해서는 회사 내규(취업규칙)에 따른다”라는 문구를 사용하는 경우가 많습니다. 하지만 회사 내규가 근로계약서보다 더 우선권을 갖는 것은 아닙니다. 내규가 있다고 해도 근로자가 쉽게 확인할 수 있도록 문서화해 두고, 근로계약서와 상충되지 않도록 꾸준히 갱신해야 합니다.
(3) 주기적인 업데이트
회사 규모가 성장하거나 사업 분야가 확장되면 근로조건에도 변동이 생길 수 있습니다. 이때 과거에 체결한 근로계약서만 믿고 넘어가다 보면 여러 부분에서 현실과 맞지 않는 내용이 발생합니다. 매년 혹은 일정 주기로 근로계약서 양식을 점검하고, 법 개정 사항이나 회사 정책 변화를 반영하여 업데이트하는 것이 중요합니다.
(4) 신입사원 사전 교육
신입사원에게는 근로계약서가 생소할 수 있습니다. 체결 전에 관련 교육을 통해 근로계약서 작성 이유, 각 항목의 의미, 추가 협의가 필요한 사항 등을 안내해 주면 근로자와 회사 모두 불필요한 갈등을 줄일 수 있습니다. 특히 근로기준법, 노동법, 최저임금법 등에 대해서 기본적인 설명을 함께 제공하면 좋습니다.
(5) 근로계약서 보관 기간
근로계약서와 임금명세서, 휴가 기록 등은 일정 기간 보관해야 합니다. 고용노동부 지침에 따르면 보통 3년 이상 보관하도록 권장됩니다. 추후 분쟁이 발생했을 때 신속하게 원본 서류를 확인할 수 있는 체계를 갖추는 것도 중요합니다.
5. 근로계약서 관련 FAQ
Q. 전자문서(PC, 모바일 등)로 작성해도 되나요?
A: 네. 고용노동부 행정해석 등에 따르면, 전자적 방식으로 근로계약서를 작성하고 근로자에게 교부하는 것도 가능하다고 봅니다. 다만, 전자문서 방식으로 작성하더라도 근로자가 이를 열람·확인하고 출력할 수 있어야 하며, 임의로 수정되거나 삭제되지 않도록 보안이 유지되어야 합니다.
Q. 구두로 합의했는데 근로계약서가 없으면 근로계약 자체가 무효인가요?
A: 구두로 근로계약을 체결했다고 해서 근로계약 자체가 무효가 되는 것은 아닙니다. 다만, 법에서 정한 의무 위반(서면으로 근로조건을 명시하지 않음)에 해당하므로 사업주가 행정처분(과태료 등)을 받을 수 있고, 근로자 입장에서도 분쟁 발생 시 증거 확보가 어려워 불이익을 받을 수 있습니다. 따라서 반드시 서면(또는 적법한 전자문서)으로 근로계약서를 작성해야 합니다.
Q. 근로계약서는 꼭 표준 근로계약서 양식을 사용해야 하나요?
A: 고용노동부가 배포하는 ‘표준 근로계약서’ 양식을 활용하는 것을 권장합니다. 표준 근로계약서는 법정 필수 기재사항이 빠지지 않도록 마련된 양식이라, 이를 이용하면 중요한 사항을 누락할 가능성이 줄어듭니다. 하지만 반드시 해당 양식을 사용해야만 하는 것은 아니며, 사업장의 상황에 맞게 조정·보완하여 사용할 수도 있습니다.
Q. 수습기간을 정하고 싶다면 근로계약서에 어떻게 명시해야 하나요?
A: 수습기간을 두려면 근로자와 사전에 협의하여 근로계약서에 ‘수습기간 설정’ 및 ‘기간’ 등을 명시해야 합니다. 예를 들어 “수습기간 3개월” 또는 “3개월간은 수습으로 근무하며, 임금을 ○○% 지급한다”라는 식으로 구체적으로 합의 내용을 기재합니다. 단, 수습기간이라 하더라도 근로기준법에 따른 최저임금 준수 의무는 여전히 적용됩니다(단, 일부 예외 규정 있음).
Q. 수습기간에는 최저임금을 안 줘도 되나요?
A: 원칙적으로 수습기간에도 최저임금을 지급해야 합니다. 다만, 근로기준법상 ‘업무에 직접 종사하여 기술·기능 습득이 필요한 직종 등’에 한해 3개월 이내 범위에서 최저임금의 90% 이상을 지급할 수 있도록 예외가 인정되는 경우가 있습니다. 하지만 대부분의 업종은 예외 적용이 어렵기 때문에 일반적으로는 수습기간에도 최저임금을 100% 지급해야 합니다.
마치며
근로계약서는 사업주와 근로자 모두가 법적인 보호를 받기 위한 핵심 문서이자 최소한의 안전장치입니다. 임금, 근로시간, 휴일 및 휴가, 해고 규정 등 다양한 요소가 명확히 규정되어 있어야 하며, 근로기준법 등 관계 법령에 부합해야 합니다.
특히 모호한 표현을 피하고, 구두합의가 아닌 서면에 근거해 계약 조건을 설정하는 것이 분쟁 예방에 핵심입니다. 회사는 근로계약서가 실제 근로환경과 일치하도록 수시로 점검하고, 근로자도 계약 체결 전 각 항목을 꼼꼼하게 확인해 볼 필요가 있습니다.
앞으로 근로계약서를 작성하거나 검토할 때, 위에서 제시한 내용과 표를 참고하시면 보다 안전하고 원활한 근로환경을 구축할 수 있을 것입니다. 제대로 된 근로계약서 한 장이 회사와 근로자 모두에게 든든한 버팀목이 될 수 있다는 점, 꼭 기억해 두시기 바랍니다.
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